Assistante de direction / Front desk

L'assistante administrative effectue des tâches administratives générales pour le bon fonctionnement du service. Elle agira aussi comme le bras droit du dirigeant, gérant les activités liées à ce dernier, son emploi du temps et ses déplacements. DOIT IMPERATIVEMENT MAITRISER L'ANGLAIS ET LE FRANCAIS. Principal tasks: 1. Organisation de l’agenda du dirigeant et de l’accueil de la firm : • Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…). • Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques. • Accueillir physiquement les rendez-vous. • Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques…). • Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du dirigeant (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…). • Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers. 2. Gestion et suivi et archivage des comptes rendus et documentation du dirigeant : • Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles. • Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus. • Organiser le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information). • Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire. • Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer. • Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting…). • Gérer les notes de frais. • Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons. • Assurer le suivi des conditions d’exécution d’un contrat, être le support ponctuel à l’administration des ventes (commandes clients, factures clients, BL…). 3. Communication : • Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…). • Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant). ACTIVITÉS ÉVENTUELLES • Participer à l’organisation de la logistique des recrutements et des formations. • Réaliser un suivi administratif du personnel. • Établir et gérer des budgets ou réaliser le traitement des dossiers comptables. • Assurer la gestion et le suivi complet de certains dossiers (négociations avec les fournisseurs, préparation d’un budget, relance clients…). • Suivre les procédures d’appels d’offres.