Gestion des Produits Pharmaceutiques et Parapharmaceutiques

Présentation de G3P : G3P : pour ‘gestion des Produits Pharmaceutiques et Parapharmaceutiques’ : Gestion des stocks et commerciale des produits pharmaceutiques et parapharmaceutiques soumis ou non à numéro de lot, à date de fabrication et à date de péremption. Les produits soumis à date de fabrication et/ou de péremption doivent être soumis à numéro de lot. Les prix des produits pharmaceutiques sont calculés par tranche de valeur conformément à la réglementation en vigueur. Les limites des tranches de valeur ainsi que les marges bénéficiaires applicables pour l’importateur, le grossiste et l’officine sont des paramètres du système à adapter sans toucher au code source en cas de modification de la réglementation en vigueur. Ces pris sont calculés par lot d’achat pour les produits pharmaceutiques et obéissent à la règle des prix moyens pondérés pour les autres produits. Les produits pharmaceutiques et parapharmaceutiques sont gérés en multi-dépôts. Il existe quatre natures de dépôts différentes qui sont : 1 – Stocks courants. 2 – Quarantaine. 3 – Produits détériorés. 4 – Produits périmés. Les produits pharmaceutiques achetés entrent dans un dépôt par défaut configuré dans les paramètres du système. Les autres produits entrent dans un dépôt par défaut également configuré dans les paramètres du système. Les produits pharmaceutiques achetés peuvent arriver avec vignettes ou sans vignettes. Un paramètre du système indique, pour chaque produit, s’il arrive en général avec ou sans vignette. Ce paramètre peut être adapté à chaque réception. Les quantités qui reçoivent des vignettes peuvent être déclarées avant ou après l’entrée en stock des produits concernés. Les produits sans vignettes ne peuvent pas être transférés entre les différents dépôts. Les produits achetés peuvent entrer en stock avec des prix nuls ou temporaires (non encore confirmés). De tels produits peuvent être transférés d’un dépôt à l’autre mais ils ne peuvent ni être vendus ni transférés vers un autre magasin de l’entreprise. Pour les produits périssables, G3P gère la traçabilité des produits (notion de lot de fabrication), la date de fabrication et la date de péremption. Les produits gérés peuvent être à vendre ou à céder sous forme d’éléments publicitaires et/ou promotionnels. Les produits qui ne sont pas à vendre ne peuvent pas être portés sur un bon de livraison. G3P prend en charge les achats multi-monnaies et réalise les conversions nécessaires et les calculs de prix de manière automatique. Les articles gérés peuvent être répartis entre plusieurs familles, et plusieurs sous-familles. Un dossier d’achat peut comporter des factures appartenant à différents fournisseurs mais ayant fait l’objet d’un seul envoi (Fret, assurance, frais de douane, etc. payés en commun). G3P permet une répartition automatique des frais et un calcul automatique des prix gérés. Lors de ce calcul le poste de frais ‘droits de douane’ peut être réparti sur les articles de manière linéaire ou compte tenu du taux de douane de chaque article. G3P gère quatre prix différents : prix de revient, prix importateur, prix grossiste et prix officine. Les marges bénéficiaires peuvent être fixées globalement et/ou par article pour les produits autres que pharmaceutiques. Les produits pharmaceutiques disposent de l’ensemble des informations liées à ce type de produit (Fournisseur, laboratoire, classe thérapeutique, forme, DCI, liste de classe, SHP, etc.). Les produits gérés peuvent provenir d’importation. Dans ce cas, le prix d’achat et la monnaie dans laquelle est exprimé ce prix sont obligatoires. G3P comporte un certain nombre de paramètre permettant à l’utilisateur de personnaliser certains traitements. G3P prend en charge, de manière intégrée, toutes les fonctions de gestion d’un magasin se composant de plusieurs dépôts. Ces fonctions sont détaillées ci-après : 3/7 1. La gestion du référentiel : Le référentiel se composte de l’ensemble des tables de référence utilisées par le système pour son bon fonctionnement. La gestion du référentiel intègre la prise en charge des fonctions suivantes :  La gestion des pays.  La gestion des régions.  La gestion des laboratoires.  La gestion des familles.  La gestion des sous familles.  La gestion des classes thérapeutiques.  La gestion des formes.  La gestion des DCIs.  La gestion des dépôts.  La gestion des unités de mesure.  La gestion des catégories de fournisseurs.  La gestion des catégories de clients.  La gestion des groupes de clients.  La gestion des statuts de clients.  La gestion des potentiels de clients.  La gestion des monnaies.  La gestion des positions tarifaires.  La gestion des vendeurs (les commerciaux de l’entreprise) ; 2. La gestion de la nomenclature et des tarifs : La gestion de la nomenclature et des tarifs intègre la prise en charge des fonctions suivantes :  La gestion de la nomenclature des produits.  La gestion automatique et manuelle des stocks courants : Cette gestion est faite par lot de fabrication et par lot d’achat pour les produits pharmaceutiques et par lot d’achat ou par article pour les autres produits.  La tenue à jour du nombre de vignettes pour les produits à vignettes entrés en stock avec ou sans vignette.  La gestion des transferts inter-dépôts : Les produits détériorés doivent être transférés vers un dépôt des produits détériorés avant de pouvoir être déstockés. Les produits périmés doivent être transférés vers un dépôt des produits périmés avant de pouvoir être déstockés.  La tenue à jour des codes casiers à l’occasion des entrées en stock et des opérations d’inventaire.  La gestion et la tenue à jour des quantités à vignette en stock pour les produits entrée en stock sans vignette.  La gestion et la tenue à jour du taux de marge, du tarif importateur et du taux de TVA pour les produits autres que pharmaceutiques.  La production de l’état des stocks disponible par lot ou par article.  La production de l’état des péremptions à terme (état des produits qui vont se périmer à une date ultérieure données).  La production des balances de stocks et de l’état des stocks réservés d’autorité. 3. La gestion des entrées : En entrée, les produits proviennent des achats et des transferts reçus. La gestion des entrées intègre la prise en charge des fonctions suivantes :  La gestion des fournisseurs.  La gestion des structures émettrices.  La gestion des catégories de fournisseurs. 4/7  La gestion des commandes fournisseurs avec mise à jour automatique lors des réceptions.  La gestion des factures fournisseurs isolées ou faisant partie d’un dossier d’achat.  La gestion des bons de transfert reçus.  La gestion des dossiers d’achat (frais d’approche communs à plusieurs factures fournisseurs).  La gestion des réceptions avec calculs automatiques des prix et génération automatique des bons de réception et des bons de litiges de réception éventuels.  Le traitement des entrées en stock avec calculs automatiques des prix de revient moyens pondérés pour les produits non soumis à numéro de série (chaque numéro de série a un prix de revient personnalisé).  La tenue à jour des quantités effectivement reçues par opposition aux quantités facturées.  La tenue à jour des quantités à vignettes avant l’entrée en stock.  La gestion des bons de retour aux fournisseurs des produits entrés en stocks en liaison avec les factures fournisseurs concernées.  La gestion des bons de régularisation des litiges antérieurs.  La possibilité de consulter les entrées selon différents critères de tri/sélection/recherche.  La production des états de gestion courants concernant les entrées. 4. La gestion des sorties : Les sorties d’articles peuvent être des ventes à la clientèle, des transferts vers d’autres magasins de l’entreprise ou des sorties pour consommation par les services de l’entreprise. Pour les ventes à la clientèle, la gestion des sorties intègre la prise en charge des fonctions suivantes :  La gestion des clients.  La gestion des opérations de ramassage ou d’identification des produits à livrer.  La gestion des livraisons et de la facturation.  La gestion des moyens de payement de chaque facture ainsi que leurs échéance de dépôt en banque.  La gestion des avoirs sur factures clients. Pour les transferts vers les autres parcs ou magasins de l’entreprise, la gestion des sorties intègre la prise en charge des fonctions suivantes :  La gestion des structures destinataires.  La gestion des opérations de ramassage ou d’identification des produits à transférer.  La gestion des livraisons et des bons de transfert.  La gestion des retours de transferts. Pour les sorties pour consommation, la gestion des sorties intègre la prise en charge des fonctions suivantes :  La gestion des services consommateurs.  La gestion des opérations de ramassage ou d’identification des produits à consommer.  La gestion des livraisons et des bons de consommation.  La gestion des retours de consommation. Pour les sorties pour détérioration, la gestion des sorties intègre la prise en charge des fonctions suivantes :  Le transfert des produits détériorés vers l’un des dépôts des produits détériorés.  La gestion des bons de produits détériorés qui permettent de faire sortir du stock ces produits détériorés. Chaque bon de produits détériorés repose sur un rapport de non-conformité identifié par un numéro et une date.  La gestion des opérations de ramassage ou d’identification des produits à transférer entre dépôts pour réaliser le transfert physique. Pour les sorties pour péremption, la gestion des sorties intègre la prise en charge des fonctions suivantes :  Le transfert des produits périmés vers l’un des dépôts des produits périmés. 5/7  La gestion des bons de produits détériorés qui permettent de faire sortir du stock ces produits périmés. Chaque bon de produits périmés repose sur un procès verbal délivré par la direction des impôts et identifié par un numéro et une date.  La gestion des opérations de ramassage ou d’identification des produits à transférer entre dépôts pour réaliser le transfert physique. Pour l’ensemble des sorties de stocks, la gestion des sorties intègre la prise en charge des fonctions suivantes :  La possibilité de consulter les sorties selon différents critères de tri/sélection/recherche.  La production des états de gestion courants concernant les sorties. 5. La gestion des inventaires : La procédure d’inventaire prise en charge par G3P est simple et efficace. Elle autorise le déroulement des opérations d’entrées/sorties pour les produits qui sont en cours d’inventaire. Les réajustements nécessaires pour éviter les litiges fictifs sont entièrement automatiques. Outre les inventaires de fin d’année, les inventaires tournant sont également supportés. Les articles à mettre en inventaire peuvent être sélectionnés par famille, par code dépôt et par casier ou en les cochant directement dans le fichier stocks. La gestion des inventaires intègre la prise en charge des fonctions suivantes :  La gestion des opérations d’inventaire.  La mise en inventaire des articles sélectionnés à cet effet.  La production des états de comptage/recomptage.  La saisie des quantités comptées.  La production des états de litiges provisoires et définitifs.  La mise à jour des stocks par les quantités comptées.  La production des états d’inventaire récapitulatifs et détaillés. 6. Le suivi des fournisseurs et des clients : Le suivi des fournisseurs et des clients intègre la prise en charge des fonctions suivantes :  La gestion des payements des fournisseurs.  La production de la situation des fournisseurs à tout moment sur documents émis et sur documents décaissés.  La gestion de la caisse (saisie de tous les moyens de payement par client).  La production du chiffre d’affaires par article.  La production du chiffre d’affaires net par client.  La production de la situation des clients à tout moment sur documents reçus et sur documents encaissés.  La production de l’état des encaissements par client.  La production de l’état détaillé des encaissements par client. 7. L’administration du système et la gestion de la sécurité : G3P, en tant que logiciel standard, peut fonctionner selon différents modes opératoires. Pour cela, il dispose d’un ensemble d’outils permettant de fixer les paramètres de configuration les plus adaptés à chaque cas de figure. La clôture/ouverture annuelle est automatique. Elle vérifie que toutes les opérations de l’année qui se termine ont été correctement achevées. La sécurité de la base de données est gérée à deux niveaux. Au premier niveau, la base de données est protégée par un mot de passe qui fait que les données ne peuvent être altérées que 6/7 via G3P qui leur assure une cohérence totale. Il est impossible d’accéder à la base de données à l’aide des logiciels de manipulation des données du marché. Au deuxième niveau, les utilisateurs autorisés à accéder à la base de données via G3P sont identifiés par des noms et des mots de passe. Chacun de ces utilisateurs ne pourra voir, éditer sur papier, exporter vers des fichiers externes ou altérer que les informations pour lesquelles il a été dûment autorisé par l’administrateur du système. 8. Les différentes versions de G3P : Pour couvrir tous les besoins du marché, G3P dispose de cinq lignes de développement. Les principales caractéristiques de chacune de ces lignes sont présentées ci-après : • La ligne 050 : s’adresse aux clients disposant d’un seul magasin et réalisant des actions d’achat local, de stockage, d’inventaire et de vente. Ils ne peuvent ni transférer les produits entre différents magasins ni les consommer. Les prix d’achat sont en dinars. Il n’y a pas de notion de dossier d’achat contenant plusieurs factures. • La ligne 100 : s’adresse aux clients disposant d’un seul magasin et réalisant des actions d’achat local ou à l’importation, de stockage, d’inventaire et de vente. Ils ne peuvent ni transférer les articles entre différents magasins ni les consommer. • La ligne 200V : s’adresse aux clients qui gèrent des stocks de produits dédiés à la vente et aux transferts inter-magasins. Cette ligne ne prend pas en charge les fonctions liées aux consommations des produits par les services de l’entreprise telles que la gestion des services consommateurs, les bons de consommation etc. Les fonctions concernant les ventes et les transferts de produits inter-magasins sont entièrement prises en charge. • La ligne 200C : s’adresse aux clients qui gèrent des stocks de produits dédiés à la vente et à la consommation interne. Cette ligne ne prend pas en charge les fonctions liées aux transferts inter-magasins telles que la gestion des services émetteurs et destinataires, les bons de transfert émis et les bons de transfert reçus, etc. Les fonctions concernant les ventes et les consommations internes sont entièrement prises en charge. • La ligne 300 : s’adresse aux clients disposant de plusieurs magasins de stockage et réalisant tous les types de mouvements (achats, ventes, transfert inter-magasins et consommations). Cette ligne prend en charge toutes les fonctionnalités décrites ci-dessus (points 1 à 5). En cas de besoin les fonctionnalités prises en charge par G3P peuvent être réaménagées et complétées pour répondre au mieux aux besoins de chaque client. Le coût d’acquisition couvre les prestations suivantes : 1. La licence d’exploitation de G3P pour une durée illimitée. 2. L’installation de G3P sur l’ordinateur du client (serveur et/ou poste(s) de travail). 3. La personnalisation du bon de livraison, de la facture, de l’avoir sur facture, de la facture pro forma et de la commande fournisseur compte tenu des pré-imprimés éventuels du client. 4. Une garantie sans limite dans le temps contre les erreurs de programmation et les malfaçons. 5. En cas de mise en réseau, le nombre de postes du réseau est illimité. 6. Trois jours de formation à l’utilisation de G3P. 7. Le manuel électronique en ligne. 8. L’assistance téléphonique pour la première année d’exploitation. 9. Principales références : Bac Pharma Oued Romane ALGER 7/7 SPECIFICATIONS TECHNIQUES : G3P tourne en réseau local ou en monoposte sur toutes les versions récentes 32 bits et 64 bits de Windows (de Windows XP à Windows 8 ainsi que les gestionnaires de réseau : Windows 2000 Serveur, Windows 2003 serveur et Windows 2008 serveur). Il a été réalisé avec les outils de Microsoft et de ses partenaires ce qui lui assure une pérennité certaine. Avis importants : 1. Ceux intéressés par l’un de nos logiciels peuvent demander une démonstration grandeur nature dans leurs locaux de travail sans aucun engagement de leur part. 2. Nos logiciels sont garantis contre les erreurs de programmation et les malfaçons sans limite dans le temps.